5 Errores Comunes del Daily Scrum

El Daily Scrum es un evento esencial dentro del marco de trabajo Scrum, destinado a fomentar la transparencia y proporcionar una oportunidad para que el equipo se inspeccione a sí mismo y se adapte en función de las tareas del día anterior y lo que se prevé para el próximo día. Sin embargo, este evento a veces puede ser malinterpretado o mal utilizado, llevando a errores comunes que pueden obstaculizar la productividad y eficacia del equipo. Para que un equipo Scrum sea verdaderamente exitoso, es crucial evitar estos errores y comprender plenamente el propósito y la estructura de este evento diario.

En este artículo, exploraremos los cinco errores más comunes que los equipos cometen durante el Daily Scrum y cómo pueden afectar el rendimiento del equipo. Al identificar y entender estos errores, podemos tomar medidas para evitarlos y mejorar la manera en que se realiza el Daily Scrum. Esta mejora en la ejecución del Daily Scrum puede llevar a un aumento significativo en la productividad del equipo, la colaboración y la eficiencia en el avance hacia los objetivos del sprint. Cada uno de estos errores comunes ofrece una oportunidad para aprender y mejorar, permitiendo a los equipos maximizar el valor que obtienen de este evento diario crucial en Scrum.

1. Dar un reporte de Status

El Daily Scrum es un componente vital del marco de trabajo Scrum, diseñado para fomentar la inspección continua y la adaptación, lo que impulsa la eficacia y la productividad del equipo. Sin embargo, a menudo los equipos malinterpretan esta reunión diaria como una oportunidad para demostrar individualmente que han estado trabajando, transformándola en una sesión de informes de estado. Esto desvía la atención del verdadero propósito del Daily Scrum y puede llevar a una visión miope del progreso del proyecto.

El verdadero objetivo del Daily Scrum no es simplemente informar sobre lo que cada individuo ha estado haciendo, sino más bien identificar obstáculos y planificar las próximas 24 horas de trabajo. Esta reunión debe ser una oportunidad para que el equipo inspeccione su progreso hacia el objetivo del sprint y haga los ajustes necesarios para mantener o mejorar su ritmo. Al concentrarse en la adaptación y planificación continua, el equipo puede maximizar su eficiencia y su capacidad para alcanzar el objetivo del sprint. En lugar de demostrar la cantidad de trabajo realizado, cada miembro debe enfocarse en cómo su trabajo contribuye a los objetivos del equipo y qué cambios pueden hacer para mejorar.

2. No ver el Sprint Backlog

El uso de elementos visuales es un pilar fundamental de la filosofía Lean, y su aplicación en el marco de trabajo Scrum, especialmente durante el Daily Scrum, puede ser un motor muy potente para la eficiencia del equipo. Cuando un equipo simplemente discute el trabajo realizado y lo que queda por hacer, sin utilizar algún tipo de tablero de visualización o Sprint Backlog, se pierde una cantidad significativa de información. Esta falta de visibilidad puede hacer que sea más difícil para los miembros del equipo comprender completamente el estado actual del proyecto y puede llevar a malentendidos o suposiciones erróneas.

El Sprint Backlog visualizado, como un tablero Scrum o Kanban, es una herramienta poderosa para la comunicación y la organización en un equipo. Al tener una representación visual de las tareas pendientes, en progreso y completadas, los miembros del equipo pueden ver rápidamente dónde se encuentra el proyecto en relación con los objetivos del sprint. Este tipo de representación visual ayuda a cada miembro del equipo a entender claramente qué se ha logrado, qué obstáculos existen y qué necesita ser abordado en las próximas 24 horas. Además, permite una planificación más efectiva y un seguimiento más sencillo de las tareas, mejorando así la productividad y la eficiencia del equipo. Esta transparencia y claridad son vitales para un Daily Scrum efectivo y exitoso.

3. Estar sin estar

La desconexión durante el Daily Scrum es un problema particularmente común en los equipos que trabajan de forma remota. Las interacciones cara a cara en un espacio físico proporcionan ciertas señales no verbales que ayudan a fomentar la participación activa, tales señales pueden desaparecer en un ambiente remoto. Por ejemplo, puede ser fácil para un miembro del equipo minimizar la ventana de la reunión virtual y centrarse en otra tarea, prestando atención solo cuando llega su turno de hablar.

Esta falta de atención plena dificulta la cohesión y la efectividad del equipo. Tomemos, por ejemplo, un equipo en el que uno de sus miembros, digamos Ana, está lidiando con un problema técnico complicado. Si Carlos, un miembro del equipo que podría tener la experiencia relevante para ayudar a Ana, no está prestando atención durante su actualización en la reunión, se pierde la oportunidad de identificar una posible colaboración que podría resolver el problema de Ana y ayudar al equipo a avanzar. Este tipo de compromiso compartido es crucial para la capacidad del equipo para autoorganizarse y planificar eficazmente las próximas 24 horas. Por lo tanto, en un entorno de trabajo remoto, donde las barreras de la comunicación ya pueden ser más altas, es aún más esencial que cada miembro del equipo esté completamente presente y comprometido durante todo el Daily Scrum.

4. Esperar a que estemos todos

Iniciar tarde el Daily Scrum con la intención de esperar a que todos los miembros del equipo estén presentes es un error común que puede tener repercusiones significativas en la productividad y eficiencia del equipo. El Daily Scrum es un evento diseñado para ser breve y conciso, generalmente con una duración de 15 minutos. Al retrasar el inicio del evento, se erosiona la disciplina y se socava el respeto por el tiempo de cada miembro del equipo. Además, el inicio tardío puede resultar en eventos que se prolongan más allá del tiempo previsto, lo que interfiere con el tiempo que los miembros del equipo tienen para realizar su trabajo.

Aun más, esta práctica puede perpetuar un ciclo de falta de puntualidad, ya que los miembros del equipo pueden comenzar a asumir que está bien llegar tarde, ya que el evento no comenzará hasta que todos estén presentes. Esto puede generar una falta de compromiso y responsabilidad. El Daily Scrum es un componente importante del marco de trabajo Scrum y, como tal, se le debe dar la misma seriedad y respeto que cualquier otro compromiso de trabajo. Mantener la puntualidad y respetar el tiempo de todos ayuda a promover un ambiente de respeto y responsabilidad, elementos esenciales para un equipo efectivo.

5. No tener un nuevo plan

Un error frecuente y muy perjudicial durante el Daily Scrum es no concluir con un plan de acción ejecutable en las próximas 24 horas. Este evento es un componente clave del marco de trabajo Scrum que tiene como objetivo principal planificar las tareas a corto plazo, identificar obstáculos y garantizar que el equipo esté coordinado y alineado para avanzar hacia el objetivo del sprint. Si el equipo no logra desarrollar un plan claro y factible para las próximas 24 horas, entonces la reunión no ha cumplido su propósito, lo que resulta en una pérdida de tiempo y esfuerzo para todos los involucrados.

No llegar a un plan de acción ejecutable puede ser el resultado de diversos factores, como falta de compromiso, mala comunicación, o simplemente malentendidos sobre el propósito del Daily Scrum. Cuando esto sucede, puede ser un signo de problemas más profundos en la forma en que el equipo está utilizando el marco de trabajo Scrum. Sin un plan de acción claro, el equipo puede terminar trabajando de forma descoordinada, o los miembros del equipo pueden perder tiempo y esfuerzo en tareas que no contribuyen eficazmente al objetivo del sprint. En última instancia, esto puede conducir a un progreso lento, frustración y una disminución en la eficiencia y productividad del equipo.

Bono 6. No planear las próximas 24 horas con Swarming

Por último, una falla común durante el Daily Scrum es que los miembros del equipo creen planes de acción individuales en lugar de enfocarse en un plan de acción conjunto. Este enfoque individualista puede llevar a la fragmentación del esfuerzo del equipo, donde cada miembro trabaja de manera aislada en sus propios ítems del Product Backlog. Esto va en contra de la filosofía de Scrum, que enfatiza la colaboración y el trabajo en equipo para lograr los objetivos del sprint.

El concepto de "swarming" en Scrum fomenta precisamente lo contrario: insta a que todos los miembros del equipo trabajen juntos en los ítems del Product Backlog, utilizando las competencias de todos para completar las tareas de manera más eficaz y rápida. La idea es que el equipo de desarrollo, como un conjunto de expertos, use sus habilidades colectivas para abordar las tareas, en lugar de operar como individuos aislados. Esta colaboración permite al equipo encontrar y resolver problemas más rápidamente, aprender unos de otros y acelerar el progreso hacia el objetivo del sprint. En lugar de dividir el trabajo en tareas individuales, el enfoque debería estar en cómo el equipo puede trabajar de manera conjunta para llevar cada ítem del Product Backlog al estado "Done". Esto no solo aumenta la eficiencia, sino que también fomenta un sentido más fuerte de comunidad y colaboración dentro del equipo.